Un dossier national unique de demande d'admission en EHPAD

Tous les établissements utilisent un dossier national unique de demande d’admission en EHPAD (établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes). Il peut également être utilisé pour :

• les petites unités de vie, qui sont des petits EHPAD de moins de 25 places ;
• l’hébergement temporaire ;
• l’accueil de jour.

Le dossier de demande d'admission en EHPAD comporte un volet administratif et un volet médical. 

Le volet administratif

Le volet administratif est à compléter par la personne âgée ou par une personne de son entourage habilitée à le faire (famille, personne de confiance, travailleur social, personne chargée de la protection juridique…).  

Cette partie du dossier recueille :

• les informations administratives habituelles : état civil…
• les précisions sur le contexte de la demande : motivation de la demande, date d’entrée souhaitée, les aides financières envisagées…
• le nom de la personne à contacter au sujet de la demande,
• les pièces à joindre au dossier.

Il est signé par le demandeur ou son représentant légal.

Le volet médical

Le volet médical doit être rempli, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin.

Il doit être remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement qui émet un avis sur la demande d'admission en fonction des possibilités d’accueil de l’EHPAD.

Faire une demande d’admission en EHPAD en ligne

Dans la quasi totalité des départements, il est possible de faire une ou plusieurs demandes d’admission en EHPAD grâce au service en ligne ViaTrajectoire.

Pour faire une demande en ligne, il convient de créer son dossier. Vous remplissez en ligne le volet administratif. Vous informez votre médecin traitant de votre démarche de demande d’admission en EHPAD. Il sera également informé par courriel de votre demande pour pouvoir remplir votre dossier en ligne lors de votre consultation. 

La demande en ligne sur ViaTrajectoire vous permet de :

• remplir une seule fois le dossier et de l’envoyer en un seul clic à plusieurs établissements,
• suivre à tout moment l’avancement de la demande et d’accepter ou refuser les propositions d'admission des établissements. 

Faire une demande d’admission en EHPAD par courrier

Il vous est également possible de faire une demande d’admission par courrier. Vous téléchargez et imprimez formulaire unique de demande d'admission temporaire ou permanente en EHPAD - Cerfa n°14732*03. Vous complétez les informations demandées. Le volet médical doit être transmis sous pli confidentiel à l’attention du médecin coordonnateur de l’établissement.

Pour une demande d’admission auprès de plusieurs EHPAD, vous pouvez leur transmettre des photocopies du dossier de demande d’admission. 

Vous envoyez votre dossier d’admission par courrier à l’adresse de l’EHPAD, de préférence par lettre recommandée avec avis de réception.

L’inscription après l’envoi du dossier de demande d'admission en EHPAD

Dès réception du dossier et des pièces justificatives, l’établissement prend en compte la demande d’inscription. S’il existe une liste d’attente, la demande y est inscrite.

Il est préférable de réaliser plusieurs demandes d’admission simultanées dans plusieurs EHPAD. 

Dès qu’une place se libère, la direction prend contact avec la personne âgée afin d’envisager la possibilité d’une admission. C’est le responsable de l’établissement qui prononce l'admission après avoir recueilli l’avis du médecin coordonnateur de la structure et s’être assuré de la capacité de l’établissement à accompagner la personne dans de bonnes conditions.

Comment faire le bon choix d'un EHPAD en vidéo 

Yvette cherche un EHPAD pour son mari Boris, atteint de la maladie d’Alzheimer. Elle a pris rendez-vous dans l’EHPAD situé près de chez eux. Pendant la visite, la directrice leur explique comment se déroulent les journées au sein de l’établissement, comment s’organisent les soins et quelles activités sont proposées.